1. INTRODUCCIÓN El presente documento responde a la necesidad de dar cumplimiento a la disposición prevista en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013 “por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, dentro de los cuales destaca el adoptar un Manual Interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley en especial, para la atención de consultas y reclamos, y en desarrollo del principio constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar toda la información obtenida en bases de datos y en general archivos de personas naturales, entidades públicas y/o privadas. El presente documento consagra la política de tratamiento y protección de los datos personales en LAS ELECTROMEDICINA S.A.S., asegura la confidencialidad y debido manejo de los datos personales que obtenga, registre, use, transmita y actualice. Está comprometida para actuar con responsabilidad y proteger la privacidad, custodiando la información en bases de datos y archivos físicos.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO

– Nombre: LAS ELECTROMEDICINA S.A.S. (en adelante LAS)

– Identificación: NIT 860.526.809 – 1

– Dirección y Domicilio: Av Calle 26 No. 96 J – 66 Local 23 y 24, Bogotá D.C.

– Correo Electrónico: calidad@laselectromedicina.com

– Página Web: www.laselectromedicina.com.co

– Teléfono: PBX 7467278

3. OBJETO LAS, como responsable del tratamiento de datos personales, adopta mediante el presente documento las políticas y procedimientos para garantizar el derecho que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan registrado sobre ellas en base de datos y/o archivos. La Ley 1581 de 2012 desarrolla una serie de garantías e instrumentos diseñados para garantizar la vigencia del derecho fundamental de Hábeas Data. En este contexto, el objeto de esta política consiste en cubrir dichas garantías e instrumentos teniendo en cuenta nuestra condición de responsables del tratamiento de datos personales a la luz, en especial, de lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la referida ley. Esta política permite instrumentar cambios organizacionales importantes para sentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la Ley.

4. ÁMBITO DE APLICACIÓN La presente Política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos personales que sean susceptibles de tratamiento por parte de LAS.

5. ALCANCE Esta Política aplica para toda la información personal que obtenga LAS en el desarrollo de actividades de Comercialización, venta, distribución, arriendo y prestación de servicios de mantenimiento e instalación de equipos médicos y/o similares a nivel nacional conforme a los parámetros internos establecidos y en las actividades laborales y comerciales con proveedores, clientes y contratistas de naturaleza jurídica o naturales.

6. MODIFICACIONES LAS podrá actualizar esta política en cualquier momento, ya sea para atención de novedades legislativas, regulatorias o jurisprudenciales, políticas internas, o por cualquier otra razón o circunstancia, lo cual se informará y se dará a conocer oportunamente antes de implementar conforme al Art. 2.2.2.25.3.1 Decreto 1074 de 2015. Mediante documento escrito, publicación en los sitios web, comunicación verbal o mediante cualquier otra tecnología, por este motivo se recomienda al titular de los datos personales, revisarla con regularidad para asegurarse de que ha leído la versión más actualizada.

7. DEFINCIONES

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d) Datos Sensibles: Aquellos relacionados con la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

e) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

f) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

g) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; h) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión

8. CONTENIDO POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

8.1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. El responsable del tratamiento de los datos personales objeto de este Manual, es LAS, sociedad colombiana cuyos datos de identificación han sido descritos previamente.

8.2. AUTORIZACIÓN La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de LAS requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. LAS, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será emitida por LAS y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo establecido por la Ley 1581 de 2012. Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:

a) Quién recopila (responsable o encargado).

b) Qué recopila (datos que se recaban). c) Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento).

d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.

e) Si se recopilan datos sensibles

LAS conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los titulares mientras se lleve a acabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. Para el almacenamiento del modelo, LAS podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología

8.3. FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES. Los datos que utiliza LAS para la normal comunicación con sus clientes, proveedores, colaboradores y contratistas, tiene que ver con sus datos de identificación, esto es, nombres y apellidos, género, profesión u oficio y perfil en las redes sociales. Adicionalmente, LAS utiliza datos de contacto de la compañía: teléfonos (oficina y móvil), correo electrónico, cargo, nombre e identificación de la empresa, número de empleados, plataformas tecnológicas, dirección y grupo empresarial, etc. Igualmente, LAS hace uso de los datos proporcionados a lo largo de la trayectoria de sus relaciones con los clientes, proveedores, colaboradores y contratistas, tales como almacenamiento de documentos que fueron radicados en nuestras oficinas y que contienen firma e información personal de éstos cuando se trata de personas naturales, o de los socios, empleados, contratistas o dependientes en el caso de personas jurídicas. Los datos personales son utilizados exclusivamente por las áreas Administrativa, comercial, servicio técnico, financiera, gerencia, jurídica y calidad para las siguientes finalidades:

a) Para la comercialización, venta, distribución, arriendo y prestación de servicios de mantenimiento e instalación de equipos médicos y/o similares a nivel nacional b) Para fines administrativos, como lo son pagos, facturación, correspondencia, cartera, cobranza y demás afines.

c) Para envío de notificaciones, publicidad, descuentos, comunicados informativos de mercado, capacitaciones, cursos, marketing, actualización y ofrecimiento de nuevos productos, promociones, beneficios o servicios.

d) Llevar a cabo directamente o a través de terceros aliados de negocios, actividades de promoción, mercadeo o publicidad.

e) Enviar cartas, brochure y comunicaciones en general f) Gestión de peticiones, quejas y reclamos.

g) Para conocer y hacer seguimiento a la calidad de nuestros productos y servicios a través de encuestas de satisfacción. h) En las relaciones contractuales comerciales, laborales, a fin, para poder dar cumplimiento a la ejecución de las mismas. i) Cuando lo requiere autoridad administrativa o judicial competente.

j) Creación y conservación de los documentos legalmente exigidos por las normas contables o demás aplicables.

k) Mejorar nuestro conocimiento del mercado en el uso de aplicaciones tecnológicas. l) Adaptación de nuestros productos y servicios para responder mejor a sus intereses, necesidades, expectativas y campañas de actualización de datos. m) Realizar estudios de mercado en tendencias y hábitos de consumo.

n) Anunciar programas o campañas de fidelización con beneficios. o) Transmitir y/o transferir los datos personales a terceros aliados mediante relaciones comerciales con la compañía a nivel nacional. p) Todas aquellas actividades que resulten acordes con el objeto de la sociedad y que sean idóneas para ejecutar actividades comerciales de mercadeo y publicidad.

8.4. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. De acuerdo a las autorizaciones que han sido emitidas por los titulares de los datos personales, LAS realizará operaciones que incluyan la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de los datos personales. Este tratamiento se realizará exclusivamente para las finalidades previstas en este documento.

8.5. DERECHOS Y DEBERES. 8.5.1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos: a) Conocer, actualizar, rectificar sus datos personales frente a LAS, en su condición de responsable del tratamiento. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a LAS, en su condición de responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, como lo son: 1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; 2. Datos de naturaleza pública; 3. Datos de urgencia médica o sanitaria; 4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; 5. Datos relacionados con el registro civil de las personas. c) Ser informado por LAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del tratamiento. e) Revocar la autorización y/o solicitar la suspensión de los datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8.5.2. DEBERES DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. El Titular debe garantizar la veracidad de la información que proporciona a la LAS y actualizar su información de manera oportuna. En caso de falsedad en la información suministrada, se exime de cualquier responsabilidad a la LAS. 8.5.3. DEBERES DE LAS EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES El Responsable se compromete a proceder bajo los lineamientos normativos para garantizar en la medida de lo que le corresponde el ejercicio de los derechos de los Titulares de los datos personales, obtenidos en el desarrollo de su objeto social. LAS tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen o adicionen. De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, LAS se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. c) Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos. d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012. e) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

f) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. g) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. h) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

8.6. CONSULTAS Y RECLAMOS. El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. LAS garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, LAS garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. Para la atención de solicitudes el titular puede ejercer sus derechos, mediante una consulta o un reclamo dirigido al correo electrónico info@laselectromedicina.com, o por escrito a la Av. calle 26 # 69 d 91 oficina 303 torre 2 edificio arrecife de la ciudad de Bogotá.

8.6.1. CONSULTAS Para la consulta de datos personales LAS garantiza: a) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación. b) En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo

8.6.2. RECLAMOS De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: a) El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos un mes (01) desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra LAS, éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado. b) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el Responsable una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Antes de acudir a la entidad encargada de vigilar el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, el Titular debe tramitar inicialmente su reclamo con LAS a través de los medios y canales dispuestos para tal fin. 8.7. DATOS SENSIBLES. Para efectos de la Ley de protección de datos personales y de las presentes políticas de tratamiento de datos personales, LAS reitera su carácter apolítico, así como que se trata de una compañía sin orientaciones religiosas o étnicas excluyentes. Sin embargo, el titular de la información personal, no está obligado a suministrar datos sensibles, por lo tanto cualquier solicitud de los mismos requerirá autorización expresa

8.8. CUMPLIMIENTO DE LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, LAS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

8.9. ACEPTACIÓN DE LA PRESENTE POLÍTICA. El titular de los datos personales declara que ha leído y acepta la presente Política de Tratamiento de datos Personales de LAS. Teniendo en cuenta que existe una relación recurrente entre los titulares de los datos personales y LAS, y que LAS ha solicitado de manera explícita a sus clientes, proveedores, colaboradores y contratistas las autorizaciones para continuar con el tratamiento de datos personales ya recolectados, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1074 de 2015, Capítulo 25, Sección 2; LAS continuará usando los datos almacenados necesarios para ofrecer los servicios para el normal funcionamiento, mientras el titular no contacte al Responsable para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos legales, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento sus derechos y pedir la eliminación del dato.

8.10. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS. Las bases de datos cuyo tratamiento ha sido realizado por parte de LAS, tendrán un periodo de vigencia que corresponderá a la finalidad para la cual se autorizó su respectivo tratamiento. 8.11. VIGENCIA DE LA POLÍTICA. La presente política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir de su comunicación y durante el tiempo en que LAS ejerza las actividades propias de su objeto social.

8.12. CONTACTO CON EL RESPONSABLE. Las peticiones y reclamos relativos al conocimiento, actualización, rectificación, supresión de datos personales bajo el tratamiento de LAS, o la revocatoria de la autorización, deberán ser dirigidos a: – Dirección y Domicilio: Av Calle 26 No. 96 J – 66 Local 23 y 24, Bogotá D.C. – Colombia. – Correo Electrónico: calidad@laselectromedicina.com